Для апостиля нужен оригинал или достаточно копии

Что принимает Секретариат штата

По правилам Секретариата документ должен быть либо подписан калифорнийским должностным лицом, либо быть оригиналом нотариально заверенного или официально удостоверенного документа. Фотокопию не примут.

Справочник Гаагской конференции объясняет почему: в большинстве стран простая ксерокопия не считается официальным документом, и до апостиля её нужно надлежащим образом заверить.

Certified copy работает как оригинал

Certified copy американского свидетельства о рождении - это официальная заверенная копия, которую выдаёт уполномоченный орган. В Калифорнии это клерк или регистратор округа либо департамент здравоохранения штата. Апостиль ставят именно на такую копию. Распечатка скана, сделанного дома, её не заменит, даже если выглядит так же.

У свидетельства о браке своя ловушка: памятный экземпляр, который вручают на церемонии, заверенной копией не считается, и для апостиля он не подходит.

Чья подпись стоит на свидетельстве

У калифорнийских свидетельств о рождении и смерти важно ещё, кто их подписал. Секретариат штата удостоверяет подписи клерков округа, регистраторов округа и регистратора штата. Если свидетельство выдал городской или окружной орган и подписал местный регистратор или Health Officer, сначала может понадобиться промежуточный шаг. Это заверение в офисе клерка того округа, где свидетельство выдано, либо новая заверенная копия у регистратора округа или в департаменте здравоохранения штата. Подробнее об этом в статье о том, почему Секретариат штата может отказать в апостиле.

Не заверяйте документ на всякий случай

Лишнее нотариальное заверение не превратит неподходящий экземпляр в подходящий. С федеральными документами оно и вовсе вредит: Госдепартамент США предупреждает, что оригинал, заверенный у нотариуса, теряет силу. Поэтому справку ФБР присылают как есть.

Сначала узнайте у получателя, какой экземпляр ему нужен: оригинал, certified copy или нотариальная копия. Если оригинал отдавать нельзя, спросите, подойдёт ли нотариальная копия с апостилем. У нас она стоит 170 долларов, а для Украины и стран, где принимают документы на русском, вместе с переводом апостиля.

Что прислать

Скан документа с обеих сторон и название страны. Посмотрим, чья подпись на документе, и скажем, подходит ли этот экземпляр для апостиля Калифорнии за 120 долларов или нужен промежуточный шаг.